【公告】辦理個人資料檔案清冊保存年限檢視及銷毀作業，請於年度內部稽核前完成
公告單位：
圖書資訊處
公告日期：
115/06/22
~
115/12/31
聯絡人員：
施鈺慈
聯絡Email：
ytshih@csmu.edu.tw
公告內容：
一、為持續落實本校個人資料保護管理，各單位應依個人資料檔案清冊，於年度內部稽核前檢視保存年限，確認是否有已逾保存年限或符合銷毀條件之個人資料檔案，並依規定辦理保存或銷毀作業。 二、檢視重點如下： （一）特定目的消失：個人資料蒐集目的已達成或不存在（如活動辦理完成、當事人離職等），且無保存必要者。 （二）保存期限屆滿：已達法令、主管機關或本校規定之保存年限，且確認無業務或法律保存需求者。 三、各單位辦理個人資料銷毀作業時，應依程序辦理並留存紀錄，以備查核，流程如下： （一）資料檢視：依個人資料檔案清冊逐項確認資料類型（書面紙本、電子檔案或系統資料庫）、內容及數量。 （二）申請核准：填具「PIMS-D-008 個人資料紀錄銷毀申請表」，並完成主管核准流程。 （三）安全執行：依資料類型採適當方式銷毀： 1. 紙本文件：以碎紙或委由總務處辦理水銷處理。 2. 電子檔案：確實刪除並清空資源回收桶，必要時採安全刪除方式。 3. 系統資料庫：依校務資訊系統流程申請或填具「資通系統資料修改申請表（IS-D-404）」辦理。 （四）佐證留存：銷毀過程應留存照片、截圖或申請紀錄等佐證資料，並妥善保存至少5年，作為銷毀作業紀錄及查核依據。 四、請各單位可依年度資料管理及內部檢視需求，先行檢視現有個人資料檔案，確認是否有已達保存年限或無保存必要之資料，以利後續辦理銷毀或相關處理作業。 即日起請至以下路徑下載參閱： 校務資訊系統－訊息中心－全校檔案櫃－搜尋「【宣導】個人資料檔案保存及銷毀實作教學指引」
附件檔案：
相關網址：
參考圖片：
中山醫學大學
台中市402南區建國北路一段110號
電話：04-24730022﹝總機﹞
